VUSO Meppel/Steenwijkerland/Westerveld

Bestellijst

Geen bestellingen

Privacy Reglement

PRIVACYREGLEMENT van de VUSO (Volksuniversiteit Meppel/Steenwijkerland en omstreken) te Steenwijk

Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 27 juni 2018.

Artikel 1:            Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  1. VUSO: “Volksuniversiteit Meppel/ Steenwijkerland en omstreken” te Steenwijk;
  2. De voorzitter: De voorzitter van het bestuur van de VUSO;
  3. De functionaris gegevensbescherming (FG): De voorzitter kan een ander lid van het bestuur belasten met de hem toebedeelde taken.
  4. Het bestand: De verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de categorieën personen, die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;
  5. Persoonsdossier: het geheel van (schriftelijke) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers kunnen bestaan zowel uit een fysiek als een elektronisch gedeelte;
  6. De betrokkene: degene van wie de persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen.
  7. Derde: eenieder die niet behoort tot de organisatie van de verantwoordelijke, met uitzondering van de betrokkene;

 

Artikel 2:            Doelstelling van het bestand

Het bestand beoogt al die gegevens, die noodzakelijk zijn om de cursisten in te schrijven voor een cursus aan de VUSO, te verzamelen en beschikbaar te maken voor gebruik door de administratie van de VUSO. Het bestand dient mede om de cursisten te informeren over hun cursus/lessen en de overige cursusactiviteiten van de VUSO.

 

Artikel 3:            Categorieën personen, opgenomen in het bestand

Het bestand bevat gegevens over cursisten, oud-cursisten, docenten, leden van de VUSO en programmacommisieleden.


Artikel 4:            Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen

  1. Het bestand omvat voor personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals vermeld in de bijlage 1, die bij deze regeling is gevoegd.
  2. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene) bij inschrijving op een cursus, lezing, vastlegging van de overeenkomst tot dienstverlening of andere activiteit van de VUSO.
  3. De in het eerste  en tweede lid bedoelde bijlagen vormen onderdeel van deze regeling.

Artikel 5:            Verantwoordelijkheid

  1. De voorzitter of FG is verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van het bestand, e.e.a. overeenkomstig het in deze regeling bepaalde.
  2. De voorzitter  of  FG ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.
  3. De voorzitter of FG draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.


Artikel 6:            Functioneren van het bestand

  1. Het bestand wordt uitsluitend in opdracht van de voorzitter of FG van de VUSO en door de aangewezen medewerkers gebruikt.
  2. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in het artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.


Artikel 7:            Toegang tot het bestand

  1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:
  • De voorzitter van het bestuur;
  • De functionaris gegevensbescherming (FG);
  • De penningmeester van het bestuur;
  • De systeembeheerder;
  • De secretariaatsmedewerkers;
  • De vrijwilliger met een financiële taak
  • Programmacommissieleden;
  1. Toegang tot het bestand kan uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegangscode aan de in dit artikel bij 1. Genoemde personen.
  2. Aan deze toegangscodes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens.
  3. Een docent krijgt functioneel toegang tot enkele persoonsgegevens van de deelnemers aan de door hem/haar gegeven lesactiviteiten te weten: naam, telefoonnummer en/of emailadres om hen te kunnen informeren over zaken betreffende de onderhavige lesactiviteit.


Artikel 8:            Verstrekken van gegevens aan derden

  1. Uit het bestand worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij:
  • Dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
  • Dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
  • Instanties met publiekrechtelijke taak daarom verzoeken;
  1. De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.


Artikel 9:            Bewaring en vernietiging van gegevens

Indien er gedurende zeven jaar geen contact tussen betrokkene en de VUSO is geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd. Aan de persoonsgegevens zijn financiële inschrijvingsgegevens gekoppeld. VUSO dient financiële gegevens ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.


Artikel 10:          Recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift.

  1. De betrokkene of zijn gemachtigde kan zich tot de VUSO wenden met het verzoek om inzage in de geregistreerde gegevens.
  2. VUSO geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage, tijdens reguliere kantoortijden.
  3. De betrokkene (of zijn gemachtigde) krijgt inzage in het bestand voor zover het de gegevens betreft die op de betrokkene betrekking hebben. Desgewenst wordt hem een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld.
  4. Inzage wordt slecht verleend en afschriften worden slechts verstrekt na een aan de voorzitter van het bestuur gericht verzoek.
  5. VUSO eist dat de identiteit van de verzoeker en of eventuele gemachtigde door medewerkers van de VUSO onomstotelijk kan worden vastgesteld.
  6. Een afwijzende beslissing wordt met redenen omkleed.

 

Artikel 11:          Correctierecht.

  1. De betrokkene (of zijn gemachtigde, wanneer deze een nadrukkelijk verzoek van de betrokkene kan vertonen) heeft het recht om verbetering, aanvulling of afscherming te vragen van de gegevens die over de betrokkene zijn opgenomen in het bestand, indien hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van het bestand niet ter zake doende dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen.
  2. Een verzoek tot verwijdering kan slecht worden geëffectueerd met inachtneming van het bepaalde bij artikel 9.
  3. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk ingediend bij de voorzitter van het bestuur.
  4. De beslissing van de voorzitter van het bestuur op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld.
  5. VUSO draagt er zorg voor dat de beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
  6. Een afwijzende beslissing is met reden omkleed.

 

Artikel 12:          Beroep.

  1. Indien VUSO weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zich wenden tot de arrondissementsrechtbank te Zwolle me het schriftelijke verzoek VUSO te bevelen alsnog aan dit verzoek te voldoen.
  2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzende beslissing van de verantwoordelijke is ontvangen. In de verantwoordelijke niet binnen de in de artikelen 10 en 11 gestelde termijn heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.
  3. De verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autiriteitspersoonsgegevens.nl) wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dit tijdstip.

 

In bijlage 1 staat de vermelding welke gegevens worden vastgelegd.

BIJLAGE 1

Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen de volgende gegevens:

  • Achternaam, voorvoegsels
  • Voornaam, voorletters
  • Adres, postcode*
  • Woonplaats*
  • Telefoonnummers van overdag, avond, mobiel**
  • Geslacht*
  • Geboortedatum*
  • Titel
  • E-mailadres
  • Geboortedatum*: inschrijving op activiteiten van VUSO is in beginsel mogelijk voor personen van 18 jaar en ouder.
  • Banknummer (IBAN) met machtiging tot automatische afschrijving van het lesgeld
  • BSN – het Burgerservicenummer wordt geregistreerd in geval de cursist ten behoeve van de cursussen NT2 gebruik maakt van de leenmogelijkheid DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs);
  • Nationaliteit- idem als bij BSN in geval de subsidievoorwaarden van de gemeente dit vereist.

 

*Gegevens over woonplaats, postcode, leeftijd en geslacht worden door ons geanonimiseerd verwekt ten behoeve van statistische gegevens omtrent: wie zijn onze cursisten en waar komen ze vandaan.

 

**telefoon en/of e-mailgegevens zijn nodig om cursisten tijdig te kunnen informeren in geval van ziekte van de docent en andere leswijzigingen.